Hoe red je jezelf uit een zinloze vergadering?

Tim Dorr CC BY-SA 2.0

Wat is de grootste ergernis van kantoormedewerkers? Hun volle agenda.

Stel je voor dat je op kantoor zit en een collega, die verderop de gang werkt, komt naar je kamer toe en hij pakt je stoel. Hij legt niet uit waarom hij uitgerekend jouw stoel pakt en hij vraagt niet aan je of je de stoel nodig hebt om te kunnen werken. Je laat hem toch niet je stoel pakken zonder een verklaring van hem te eisen? Nee, dat dacht ik ook niet.

Stel je nu voor dat je net op kantoor bent aangekomen. En er verschijnt een herinnering op je computerscherm waarin staat dat je over vijf minuten in een vergadering wordt verwacht? En dat vergaderverzoek is vijftien minuten geleden uitgestuurd door een collega met wie je nauwelijks contact hebt. Je hebt wel van haar project gehoord, maar er zit geen agenda bij en je weet ook niet waarom jij bent uitgenodigd. Toch ga je ernaartoe. Een uur later sta je weer buiten en je voelt dat je een uur hebt verloren. Waarom heb je een uur van je kostbare tijd laten afpakken zonder eerst een verklaring van haar te eisen?

Volgens David Grady lijden veel kantoormedewerkers over de hele wereld aan Mindless Accept Syndrome, oftewel MAS. Dat is een reflex om achteloos ieder vergaderverzoek te accepteren. Dat vertelt hij in zijn TedTalk How to Save The World (or at least yourself) From Bad Meetings.

Onze agenda’s raken supervol en dat hebben we aan onszelf te wijten. Ook al is het onderwerp vaag en is er geen agenda, we komen toch wel naar een overleg.

Hoe red je je uit deze slecht georganiseerde vergaderingen?
Als het onderwerp te vaag is en nadere uitleg mist maar je vraagt je wel af waarom jij er bij zou moeten zitten, accepteer dan voorlopig.
Vraag vervolgens aan de organisator waarom deze aan jou dacht en wat precies het doel van de vergadering is (overigens niet het doel van het project). Als de organisator uiteindelijk van iedere deelnemer wil weten wat de stand van zaken zijn, zou een e-mail of via Sharepoint ook kunnen volstaan.
Laat ze je ook niet lokken door een lunchmeeting. Vraag je eerst af of je je welverdiende pauze wil opgeven voor een paar gratis broodjes.

Als we allemaal dit soort uitnodigingen op een respectvolle manier benaderen, gaan we vanzelf bewuster om met elkaars tijd. En als een overleg toch noodzakelijk is, wordt er misschien zelfs een agenda opgesteld, je weet maar nooit!

Foto: Tim Dorr/Flickr CC BY-SA 2.0

Lees ook:Stijve rug? Gestrest? Doe kantoor-yoga
Lees ook:Online beslissingen maken met Loomio
Lees ook:Sta gezond op met deze nieuwe rituelen
Lees ook:Agendeer meer pauzes per dag
Lees ook:Deze ruggordel houdt je rug recht als er geen rugleuning is

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Naam

Website

Het kan vijf minuten duren voordat nieuwe reacties zichtbaar zijn.