Een evenement te organiseren? Vergeet de social media niet

Foto: CBS Tony Awards

Foto: Selfie booth, CBS Tony Awards

Organiseer jij een congres of evenement? Vergeet die hashtag niet.

Je manager heeft je gevraagd een congres te organiseren. Je pakt het met beide handen aan. Je verzamelt mensen om je heen op wie je kunt vertrouwen. Zij zorgen voor de techniek, de facilitaire zaken, de catering, de sprekerslijst, de gastenlijst, de receptie. Je houdt ook het budget nauwlettend in de gaten. Kortom, je hebt alles onder controle. Maar hoe is de PR geregeld?

Wat veel mensen vergeten te doen is iemand in het team op te nemen die de leiding over de PR neemt, met name de social media. Die worden door veel bedrijven nog steeds onderschat als promotie- en communicatiemiddel en als peilingsmethode. Veel bedrijven hebben wel een Twitteraccount maar doen er niets mee wanneer ze het zouden moeten gebruiken. Bij een congres of een ander belangrijk moment bijvoorbeeld.

Het begint al bij de save-the-date. Een speciale pagina op de website hoort bij de eerste stappen. En natuurlijk kun je op de ouderwetse manier een e-mailing uitsturen maar vergeet vooral Twitter, LinkedIn, Instagram en Facebook niet, als die van toepassing zijn. Verzin een speciale hashtag en zet die op je uitnodigingen, posters, social media en in e-mails. Laat een tijdelijke promotiebanner onder je zakelijke e-mailhandtekening zetten.

Laat de hashtag zo veel mogelijk op het congres zien opdat de gasten en sprekers die bij hun tweets en posts gebruiken. Laat op strategische plekken de naam van de zakelijke account en/of hashtag achter en peil hiermee wat je gasten van je evenement vinden. De hashtag is voor gasten een prettigere en bovenal laagdrempelige manier om hun mening over jouw congres te geven. Vele malen beter dan die tijdrovende online enquêtes die ze achteraf moeten invullen.

Komt er een jubileumfeest of een ander heuglijk evenement aan, huur dan een Instabox of Instakiek voor de gasten. Creëer een leuk hoekje met achtergrond waar de gasten hun selfies kunnen maken. Vergeet ook hier niet de hashtag te etaleren.

Foto: instabox.nl

Foto: instabox.nl

Wees niet bang voor negatieve openbare reacties. Die krijg je alleen als je slecht voor je gasten zorgt. Vorm dus een goed team waarin iedereen verantwoordelijk is voor een bepaald component. En dan wordt het een onvergetelijk evenement waar je nog lang erna op terug kan kijken.

Lees ook:Evenementen organiseren voortaan een eitje
Lees ook:Trek alle aandacht met een bedrukte presentatiewand: 6 tips
Lees ook:Train de hostess in het belang van de gast
Lees ook:Politie van New York volgt Twitter-les
Lees ook:Pas op met wifi van Marriott hotel

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Naam

Website

Het kan vijf minuten duren voordat nieuwe reacties zichtbaar zijn.