Foto: Ian Lamont/Flickr CC
Stuur je regelmatig e-mails uit naar je collega’s maar krijg je niet de respons waar je op gehoopt had? Waarschijnlijk hebben je collega’s jouw bericht niet eens geopend. Net zo waarschijnlijk is dat ze je mailtje niet eens hebben gezien. Hier een paar tips.
Geef in maximaal acht woorden weer waar jouw bericht over gaat. Je bericht wordt namelijk ook op een smartphone gelezen waar een lange titel niet werkt. Wees dus to the point. Zie het onderwerp van een e-mail als een krantenkop. Die is kort samenvattend en moet ervoor zorgen dat de lezer meer wil weten. Als de titel niet relevant klinkt, haakt hij af.
De titel moet de juiste trefwoorden bevatten. Sommige medewerkers filteren hun e-mails op onderwerp. Ze werken misschien aan meer projecten tegelijk. Dan is het handig aan te geven op welk project het bericht slaat. Is het een actueel onderwerp, trek met een relevant trefwoord hun aandacht.
Wat voor boodschap is het? Is je boodschap slechts ter informatie? Dan kan je dat met “Ter info:” of “FYI:” aangeven. Wil je echter dat je mailtje beantwoord wordt, dan moet dat ook meteen uit de titel blijken. Een bericht met de titel “Vraagje” klinkt niet de moeite waard om te openen. Je collega heeft het druk en vindt jouw vraagje nu niet belangrijk genoeg. Voor je het weet, belandt je bericht onderaan zijn mailbox.
Is het belangrijk dat iedereen je boodschap meteen leest, dan kan je dat met het woord “Spoed:” aangeven. Wil je zeker weten dat ze jou niet vergeten te antwoorden, dan kan je dat ook het opvolgvlaggetje in Outlook aanzetten en een herinnering eraan toevoegen. Zo verschijnt het mailtje op de laatste dag opnieuw maar nu als pop-up.
Heb je slechts een vraag aan een of twee collega’s en je kan zien dat ze achter hun computer zitten, overweeg hen dan een chatbericht te sturen. Jullie inboxen raken dan niet vol door al die mailtjes over en weer. Zodra de communicatie afgelopen is wordt het volledige gesprek apart opgeslagen in het mapje gespreksgeschiedenis en kun je alles nog eens nalezen.
Zet de eerste helft van een zin niet in het onderwerp en de tweede helft in het bericht. (Dat doe ik wel eens.) Je dwingt de lezer het bericht te openen. (Dat wist ik.) Maar dit kan ergernis opwekken als je bericht niet voor hem relevant is of als je bij hem aan het verkeerde adres blijkt te zijn. (Dat wist ik niet.)
Tot slot: zet vooral de caps-lock niet aan. Dat is hetzelfde als schreeuwen.
Via Business Insider
Lees ook:Hoe schrijf je doelgericht?
Lees ook:Waarom trappen wij zo veel in phishing mails?
Lees ook:Emoticons maken je sympathiek
Lees ook:Trek alle aandacht met een bedrukte presentatiewand: 6 tips
Lees ook:Schrijf een handboek dat iedereen wil lezen